Cyberwolf,
Если согласие принципиальное дадут, то я съезжу туда, посмотрю и покручу все сам 
Ага, посмотри куда можно разместить человек 20, стулья столы там, чтобы было куда подключить - 2 гитары, бас, для барабанов что там надо. Если чего не хватает, сразу прикинь что нужно прихватить с собой.
Посмотри цены на еду с алкоголем, будут ли вокруг люди, по времени согласуй, можешь добавить в качестве аргумента, что мероприятие и соответственно клуб будет подробно расписаны на крупном форуме.